Als freelancer word je meestal betaald via facturen die je zelf opstelt en verstuurt naar je opdrachtgever. De meest voorkomende betaalmethodes zijn uurtarieven, vaste projectprijzen, dagdeeltarieven en retainermodellen. Je factureert meestal maandelijks of na afronding van een project, waarbij betalingstermijnen van 14 tot 30 dagen gebruikelijk zijn. Het is belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken over het tarief, de facturatiemomenten en de betalingsvoorwaarden, en deze vast te leggen in freelance contracten.
Wat zijn de meest gebruikte betaalmethodes voor freelancers?
De vier meest gebruikte betaalmethodes voor freelancers zijn uurtarieven, dagdeeltarieven, vaste projectprijzen en retainermodellen. Elke methode heeft zijn eigen voordelen en past bij verschillende soorten opdrachten en werkrelaties.
Uurtarieven zijn de meest flexibele optie. Je declareert simpelweg het aantal gewerkte uren tegen een afgesproken tarief. Dit werkt perfect voor opdrachten waarbij de omvang vooraf lastig in te schatten is, zoals consultancy of troubleshooting. Het nadeel is dat je opdrachtgever geen zekerheid heeft over de totale kosten.
Dagdeeltarieven bieden meer structuur. Je rekent een vast bedrag voor een ochtend, middag of hele dag. Dit werkt goed voor trainingen, workshops of regelmatige aanwezigheid op kantoor. Opdrachtgevers waarderen de voorspelbaarheid, terwijl jij minder administratie hebt.
Vaste projectprijzen geven beide partijen duidelijkheid vooraf. Je spreekt een totaalbedrag af voor het complete project. Dit is ideaal voor duidelijk afgebakende opdrachten zoals het bouwen van een website of het schrijven van een rapport. Let wel op dat je de scope goed vastlegt in je freelance contracten om discussies achteraf te voorkomen.
Retainermodellen zijn interessant voor langdurige samenwerkingen. Je opdrachtgever betaalt maandelijks een vast bedrag voor een bepaald aantal uren of diensten. Dit geeft jou zekerheid over je inkomen en de opdrachtgever garantie op beschikbaarheid.
Hoe werkt facturatie als freelancer?
Facturatie als freelancer begint met het opstellen van een correcte factuur die aan alle wettelijke eisen voldoet. Je factuur moet minimaal je bedrijfsgegevens, die van je opdrachtgever, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van je diensten en het btw-bedrag bevatten.
Voor de btw-verplichtingen geldt dat je als freelancer meestal het hoge btw-tarief van 21% moet rekenen. Alleen voor specifieke diensten zoals onderwijs of medische zorg geldt het lage tarief van 9%. Werk je voor buitenlandse opdrachtgevers binnen de EU? Dan factureer je met 0% btw onder vermelding van ‘btw verlegd’ en het btw-nummer van je opdrachtgever.
Je factuurnummering moet een logische volgorde hebben. Begin bijvoorbeeld met het jaartal gevolgd door een volgnummer: 2024-001, 2024-002, enzovoort. Sla nooit nummers over, want de Belastingdienst controleert hierop.
Digitale facturatietools maken het proces een stuk makkelijker. Programma’s zoals Moneybird, Factuursturen.nl of e-Boekhouden.nl genereren automatisch correcte facturen, houden je administratie bij en sturen zelfs herinneringen. Veel tools bieden ook de mogelijkheid om direct online te laten betalen, wat het betalingsproces versnelt.
Professionele tips voor je facturatie:
- Stuur je factuur direct na afronding van het werk of aan het einde van de maand
- Vermeld altijd je bankrekeningnummer en betalingstermijn prominent
- Voeg een duidelijke omschrijving toe van je werkzaamheden
- Bewaar een kopie van elke factuur minimaal 7 jaar
Wat zijn normale betalingstermijnen voor freelance opdrachten?
In Nederland zijn betalingstermijnen van 14, 30 of 60 dagen het meest gebruikelijk voor freelance opdrachten. De wettelijke maximale betalingstermijn tussen bedrijven is 60 dagen, maar in de praktijk zie je grote verschillen tussen sectoren en opdrachtgevers.
Grote corporates hanteren vaak standaard betalingstermijnen van 30 tot 60 dagen. Dit komt door hun interne processen en goedkeuringsprocedures. MKB-bedrijven en startups zijn meestal flexibeler en betalen vaak binnen 14 tot 30 dagen. In de creatieve sector en IT zijn kortere termijnen van 14 dagen vrij normaal, terwijl in de bouw of productie 30 dagen standaard is.
Als freelancer kun je onderhandelen over gunstigere betalingsvoorwaarden. Hier zijn praktische tips:
- Bespreek de betalingstermijn vooraf en leg deze vast in je freelance contracten
- Bied korting aan voor snellere betaling (bijvoorbeeld 2% bij betaling binnen 7 dagen)
- Vraag om een voorschot bij grote projecten
- Stel voor om in termijnen te factureren bij langlopende opdrachten
Voor nieuwe opdrachtgevers kun je strengere voorwaarden hanteren, zoals betaling vooraf of een kortere betalingstermijn. Bij bewezen betrouwbare klanten kun je flexibeler zijn. Vergeet niet dat je wettelijk recht hebt op rente bij te late betaling, al zul je dit in de praktijk zelden toepassen om de relatie niet te beschadigen.
Hoe zorg je ervoor dat je als freelancer op tijd betaald wordt?
Tijdige betaling begint met kristalheldere afspraken vooraf. Bespreek niet alleen je tarief, maar ook wanneer en hoe je factureert, wat de betalingstermijn is en wat er gebeurt bij vertraging. Leg alles vast in een opdrachtbevestiging of contract voordat je begint met werken.
Contracten zijn je beste vriend als het om betalingszekerheid gaat. Een goed contract bevat niet alleen de werkafspraken, maar ook:
- Exacte betalingsvoorwaarden en termijnen
- Consequenties bij te late betaling (bijvoorbeeld wettelijke rente)
- Eigendomsvoorbehoud tot volledige betaling
- Afspraken over meerwerk en scopewijzigingen
Voorschotregelingen verkleinen je risico aanzienlijk. Vraag bij nieuwe klanten om 25-50% vooraf, vooral bij grote projecten. Voor vaste klanten kun je maandelijks achteraf factureren, maar bij eenmalige opdrachten is een voorschot verstandig.
Een slim herinneringssysteem voorkomt veel problemen. Stuur een vriendelijke reminder een week voor de vervaldatum. Is de factuur verlopen? Stuur dan direct een eerste herinnering. Wacht maximaal een week met een tweede herinnering en bel daarna persoonlijk. Blijf altijd professioneel, want meestal is het geen onwil maar vergeetachtigheid.
Bij structurele wanbetaling heb je verschillende opties. Je kunt de opdracht stopzetten tot er betaald is, een incassobureau inschakelen of naar de rechter stappen. Voor bedragen tot €25.000 kun je terecht bij de e-Court voor een snelle digitale procedure. Contracting services kunnen het complete betalingsproces uit handen nemen, inclusief het naleven van DBA-wetgeving.
Wat is het verschil tussen bruto en netto als freelancer?
Als freelancer is het verschil tussen bruto en netto veel groter dan bij werknemers, omdat je zelf verantwoordelijk bent voor alle aftrekposten. Je bruto omzet is wat je factureert, maar daarvan moet je btw, inkomstenbelasting, verzekeringen en pensioen betalen voordat je bij je netto inkomen komt.
De belangrijkste kostenposten die van je bruto inkomen afgaan zijn:
- BTW: 21% die je afdraagt aan de Belastingdienst (mag je niet bij je omzet rekenen)
- Inkomstenbelasting: tussen 19,07% en 49,5% afhankelijk van je inkomen
- Zorgverzekering: gemiddeld €140 per maand
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering: 2-5% van je inkomen
- Pensioenopbouw: idealiter 10-15% van je bruto inkomen
- Bedrijfskosten: werkplek, software, reiskosten (vaak 10-20% van omzet)
Om je uurtarief te berekenen zodat je voldoende netto overhoudt, gebruik je deze vuistregel: vermenigvuldig je gewenste netto maandinkomen met 2,5 tot 3. Wil je bijvoorbeeld €3.000 netto per maand verdienen? Dan moet je bruto €7.500 tot €9.000 factureren.
Een praktisch rekenvoorbeeld: bij een uurtarief van €75 exclusief btw en 32 facturabele uren per week, factureer je maandelijks €9.600. Na aftrek van btw, belastingen (ongeveer 35%), verzekeringen en pensioen houd je ongeveer €3.500 netto over. Houd ook rekening met niet-facturabele tijd voor acquisitie, administratie en vakantie.
Belangrijkste tips voor freelance betalingen
Succesvolle freelance betalingen beginnen met duidelijke afspraken vanaf het eerste contact. Bespreek niet alleen wat je gaat doen, maar ook hoe de betaling verloopt. Wees transparant over je tarieven, facturatiemomenten en betalingsvoorwaarden. Een goede relatie met je opdrachtgever is de basis voor soepele betalingen.
Professionele facturatie maakt het verschil. Stuur je facturen op tijd, zorg dat ze er verzorgd uitzien en alle benodigde informatie bevatten. Gebruik facturatiesoftware die het proces automatiseert en je administratie op orde houdt. Bouw een vast ritme op, bijvoorbeeld altijd factureren op de laatste werkdag van de maand.
De beste praktijken voor freelance betalingen op een rij:
- Werk altijd met schriftelijke opdrachten of contracten
- Vraag voorschotten bij nieuwe klanten of grote projecten
- Factureer regelmatig bij langlopende opdrachten
- Bouw een buffer op voor late betalingen
- Onderhoud persoonlijk contact met je opdrachtgevers
- Automatiseer waar mogelijk met digitale tools
Platforms zoals Jellow kunnen naast het helpen bij het vinden van geschikte freelancers het betalingsproces aanzienlijk vereenvoudigen door ondersteuning te bieden bij contractbeheer en betalingen. Met contracting services hoef je je geen zorgen te maken over de administratieve rompslomp of DBA-wetgeving. Zo kun jij je volledig focussen op waar je goed in bent: je vak uitoefenen.
