Als freelancer is het opstellen van een correcte factuur een van de belangrijkste administratieve taken. Een goede factuur zorgt niet alleen voor snelle betaling, maar voorkomt ook problemen met de Belastingdienst. In dit artikel bespreken we alle aspecten van factureren als freelancer, van de wettelijke vereisten tot praktische tips voor snellere betaling.
Wat moet er allemaal op een factuur staan als freelancer?
Een factuur opstellen als zzp’er vereist dat je aan specifieke wettelijke eisen voldoet. In Nederland moet elke factuur bepaalde verplichte gegevens bevatten om geldig te zijn voor de Belastingdienst.
De volgende elementen zijn wettelijk verplicht op je factuur:
- Je NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) en die van je opdrachtgever
- Een uniek factuurnummer dat opeenvolgend is
- De factuurdatum
- Je btw-nummer (als je btw-plichtig bent)
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten
- Het bedrag exclusief btw
- Het btw-percentage (21%, 9% of 0%)
- Het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
- De betalingstermijn
Voor internationale facturen gelden aanvullende eisen. Bij facturen binnen de EU vermeld je het btw-nummer van je opdrachtgever en pas je het 0%-tarief toe met de vermelding “btw verlegd”. Voor facturen buiten de EU hoef je geen btw te berekenen, maar vermeld je wel “0% btw – dienst geleverd buiten de EU”.
Hoe bereken je btw op je factuur?
Het berekenen van btw als freelancer is eenvoudiger dan je denkt. Je vermenigvuldigt het bedrag exclusief btw met het juiste btw-percentage en telt dit op bij je nettobedrag.
In Nederland kennen we drie btw-tarieven:
- 21% voor de meeste diensten en producten
- 9% voor specifieke diensten zoals boeken, tijdschriften en bepaalde culturele diensten
- 0% voor internationale diensten en export
Als freelancer val je meestal onder het 21%-tarief, tenzij je specifieke diensten levert die onder het verlaagde tarief vallen. Ben je een kleine ondernemer met een jaaromzet onder €20.000? Dan kun je gebruikmaken van de kleine ondernemersregeling (KOR) en hoef je geen btw te berekenen of af te dragen.
Voor internationale opdrachten binnen de EU pas je het 0%-tarief toe wanneer je opdrachtgever een geldig btw-nummer heeft. Je vermeldt dan “btw verlegd” op je factuur. Bij opdrachten buiten de EU bereken je standaard geen btw.
Welke betalingstermijn kan je het beste hanteren?
De keuze voor een betalingstermijn factuur heeft direct invloed op je cashflow. In Nederland zijn betalingstermijnen van 14, 30 of 60 dagen gebruikelijk, waarbij 30 dagen het meest voorkomt.
Wettelijk gezien mag je zelf je betalingstermijn bepalen, maar deze moet wel redelijk zijn. Voor zakelijke klanten geldt een maximale wettelijke betalingstermijn van 60 dagen, tenzij je schriftelijk een langere termijn overeenkomt. Voor overheidsinstanties is de maximale termijn 30 dagen.
Tips voor het kiezen van de juiste betalingstermijn:
- Start met 14 dagen voor nieuwe klanten om je risico te beperken
- Verleng naar 30 dagen bij bewezen betrouwbare klanten
- Vermeld de betalingstermijn duidelijk op je factuur: “Betaling binnen X dagen na factuurdatum”
- Communiceer je betalingsvoorwaarden vooraf in je offerte of opdrachtbevestiging
Wat zijn de beste factuursoftware opties voor freelancers?
Goede factuursoftware bespaart je tijd en voorkomt fouten. Voor Nederlandse freelancers zijn er verschillende opties die perfect aansluiten bij de lokale wet- en regelgeving.
Belangrijke functies waar je op moet letten:
- Automatische btw-berekening met de juiste tarieven
- Koppeling met je boekhoudsoftware
- Online betaalmogelijkheden voor snellere betaling
- Automatische herinneringen bij openstaande facturen
- Mogelijkheid om recurring facturen in te stellen
- Export naar UBL-formaat voor e-facturering
Populaire opties variëren van gratis tools voor startende freelancers tot uitgebreide pakketten met volledige boekhoudfunctionaliteit. Let bij je keuze vooral op gebruiksgemak, de mogelijkheid om je huisstijl toe te passen, en of de software voldoet aan de Nederlandse boekhoudregels. Een goede prijs-kwaliteitverhouding vind je meestal bij software die specifiek voor de Nederlandse markt is ontwikkeld.
Hoe zorg je ervoor dat je facturen snel betaald worden?
Snelle betaling van je facturen begint met duidelijke communicatie en professionele processen. Door je facturatie goed te organiseren, voorkom je vertragingen en discussies achteraf.
Praktische tips voor snellere betaling:
- Verstuur je factuur direct na oplevering van het werk
- Zorg voor een overzichtelijke factuur met alle benodigde gegevens
- Bied meerdere betaalmogelijkheden aan (bankoverschrijving, iDEAL, creditcard)
- Stuur een vriendelijke herinnering na de helft van de betalingstermijn
- Maak vooraf duidelijke afspraken over de facturatie en betaling
- Overweeg een voorschot te vragen bij grote opdrachten
Het opbouwen van een goede relatie met je opdrachtgevers is net zo belangrijk als een correcte factuur. Lever kwaliteit, communiceer helder en wees flexibel waar mogelijk. Opdrachtgevers die tevreden zijn over je werk, betalen meestal ook sneller.
Voor structurele samenwerking kun je overwegen om vaste facturatieafspraken te maken. Denk aan een vaste factuurdag per maand of automatische incasso voor terugkerende opdrachten. Dit scheelt beide partijen administratieve tijd.
Conclusie: Start vandaag nog met professioneel factureren
Professioneel factureren als freelancer draait om meer dan alleen het versturen van een rekening. Het gaat om het naleven van factuurvereisten Nederland, het kiezen van de juiste betalingstermijn, en het gebruiken van tools die je administratie vereenvoudigen.
Door je facturen correct op te stellen met alle verplichte gegevens, de juiste btw-berekening toe te passen, en slimme factuursoftware te gebruiken, leg je de basis voor een gezonde bedrijfsvoering. Combineer dit met heldere communicatie en goede relaties met je opdrachtgevers, en je zult merken dat betalingen sneller binnenkomen.
Wil je als freelancer starten met een professionele aanpak? Registreer je bij Jellow om toegang te krijgen tot onze tools en diensten. Bij Jellow ondersteunen we freelancers niet alleen met het vinden van opdrachten via ons freelance matching platform, maar helpen we ook met contracting en het stroomlijnen van het betalingsproces. Zo kun jij je focussen op waar je goed in bent: je vak uitoefenen.
