Als je langdurig samenwerkt met freelance marketeers, is het belangrijk om je bedrijf juridisch goed te beschermen. Dit doe je door duidelijke contractuele afspraken te maken over intellectueel eigendom, aansprakelijkheid en werkafspraken, en door schijnzelfstandigheid te voorkomen. Zorg voor een goede freelance overeenkomst waarin je de opdrachtomschrijving, tarieven, looptijd en geheimhoudingsverklaringen vastlegt. Let ook op de juiste verzekeringen en blijf alert op de criteria die de Belastingdienst hanteert voor zelfstandigheid.
Wat zijn de juridische risico’s bij langdurige freelance marketingopdrachten?
Bij langdurige samenwerking met freelance marketeers loop je verschillende juridische risico’s die je bedrijf flink kunnen raken. Het grootste risico is schijnzelfstandigheid, waarbij de Belastingdienst je freelancer alsnog als werknemer kan beschouwen. Dit kan leiden tot naheffingen van loonbelasting en sociale premies, plus boetes die oplopen tot tienduizenden euro’s.
De DBA-problematiek speelt hierbij een belangrijke rol. Sinds de opschorting van de handhaving werk je vaak zonder zekerheid over de fiscale status van je freelancer. Dit betekent dat je als opdrachtgever het risico draagt wanneer de samenwerking later toch als dienstverband wordt gezien.
Intellectueel eigendom vormt een ander belangrijk risico. Zonder goede afspraken blijven auteursrechten op marketingcampagnes, content en creatieve concepten bij de freelancer. Dit kan problemen opleveren wanneer je deze materialen wilt hergebruiken of aanpassen. Ook aansprakelijkheid voor fouten in marketinguitingen, zoals misleidende reclame of inbreuk op merkrechten van derden, kan zonder duidelijke afspraken volledig bij jouw bedrijf komen te liggen.
Voor bedrijven die structureel met freelance marketeers werken zonder juridische waarborgen, kunnen de gevolgen verstrekkend zijn. Denk aan claims van freelancers die achteraf arbeidsrechten opeisen, zoals vakantiegeld of ontslagvergoeding. Ook kan je geconfronteerd worden met concurrentiebedingen die niet houdbaar blijken of geheimhoudingsverklaringen die onvoldoende bescherming bieden voor je bedrijfsgevoelige informatie.
Welke contractuele afspraken moet je maken met freelance marketeers?
Een goede freelance overeenkomst voor online marketing opdrachten begint met een heldere opdrachtomschrijving. Leg vast welke marketingactiviteiten de freelancer uitvoert, welke resultaten je verwacht en welke vrijheid de freelancer heeft in de uitvoering. Dit voorkomt niet alleen misverstanden, maar helpt ook om schijnzelfstandigheid te voorkomen.
Tariefafspraken moeten verder gaan dan alleen het uurtarief of projectprijs. Regel ook hoe je omgaat met meerwerk, onkosten en btw. Voor marketingopdrachten is het verstandig om afspraken te maken over media-inkoop budgetten en hoe deze worden verrekend. Bepaal ook wanneer en hoe gefactureerd wordt, inclusief betalingstermijnen.
De looptijd en opzegtermijnen verdienen extra aandacht bij langdurige samenwerkingen. Kies voor een bepaalde tijd met verlengingsopties in plaats van een contract voor onbepaalde tijd. Neem realistische opzegtermijnen op die rekening houden met lopende campagnes en overdracht van werkzaamheden. Een opzegtermijn van één tot drie maanden is gebruikelijk bij intensieve marketingsamenwerkingen.
Geheimhoudingsverklaringen zijn onmisbaar in marketing, waar je werkt met concurrentiegevoelige informatie, klantdata en strategische plannen. Zorg dat de geheimhoudingsplicht ook na afloop van de opdracht blijft gelden, meestal voor twee tot vijf jaar. Intellectueel eigendomsrechten verdienen een eigen clausule waarin je regelt dat alle rechten op gecreëerde content, campagnes en merkuitingen automatisch overgaan naar jouw bedrijf. Overweeg ook een vrijwaringsclausule waarbij de freelancer garandeert dat het werk origineel is en geen inbreuk maakt op rechten van derden.
Hoe voorkom je schijnzelfstandigheid bij langdurige samenwerking?
Om schijnzelfstandigheid te voorkomen moet je de ondernemersvrijheid van je freelance marketeer waarborgen. Dit betekent dat de freelancer zelf bepaalt hoe, wanneer en waar het werk wordt uitgevoerd. Vermijd vaste werktijden of de verplichting om op kantoor te werken. Laat de freelancer vrij in het kiezen van tools, methodes en werkprocessen voor het bereiken van de afgesproken marketingdoelen.
Stimuleer dat je freelancer voor meerdere opdrachtgevers werkt. Dit is een belangrijk criterium voor de Belastingdienst. Je kunt dit faciliteren door flexibel om te gaan met beschikbaarheid en geen exclusiviteit te eisen. Vraag regelmatig naar andere opdrachten en respecteer dat de freelancer soms niet beschikbaar is vanwege andere klanten.
De Belastingdienst hanteert verschillende criteria om te beoordelen of sprake is van echte zelfstandigheid:
- Geen gezagsverhouding: de freelancer werkt zelfstandig zonder directe aansturing
- Vrijheid van vervanging: de freelancer mag zich laten vervangen door een andere professional
- Ondernemersrisico: de freelancer draagt eigen bedrijfsrisico’s en investeert in eigen ontwikkeling
- Eigen marketing: de freelancer heeft een eigen website, portfolio en acquisitie-activiteiten
- Meerdere opdrachtgevers: minimaal drie verschillende klanten per jaar is een sterke indicator
Praktisch betekent dit dat je geen functioneringsgesprekken houdt, geen verplichte trainingen oplegt en de freelancer niet opneemt in je personeelshandboek. Behandel de samenwerking als een zakelijke relatie tussen twee ondernemingen, niet als een werkgever-werknemer verhouding.
Wat is het verschil tussen een freelance overeenkomst en een arbeidscontract?
Het fundamentele verschil tussen een freelance overeenkomst en een arbeidscontract ligt in de gezagsverhouding. Bij een arbeidscontract heeft de werkgever het recht om instructies te geven over hoe, wanneer en waar het werk wordt uitgevoerd. Een freelancer daarentegen werkt zelfstandig en bepaalt grotendeels zelf de werkwijze, zolang het afgesproken resultaat wordt behaald.
| Aspect | Freelance overeenkomst | Arbeidscontract |
|---|---|---|
| Gezagsverhouding | Geen directe aansturing | Werkgever geeft instructies |
| Vervangbaarheid | Freelancer mag zich laten vervangen | Persoonlijke arbeidsplicht |
| Ondernemersrisico | Freelancer draagt bedrijfsrisico | Werkgever draagt risico |
| Beloning | Factuur voor geleverde diensten | Vast salaris ongeacht resultaat |
| Sociale zekerheid | Eigen verantwoordelijkheid | Werkgever betaalt premies |
Een freelance overeenkomst kan overgaan in een arbeidsrelatie wanneer de feitelijke uitvoering niet meer overeenkomt met wat op papier staat. Dit gebeurt vaak sluipenderwijs bij langdurige freelance opdrachten. Signalen zijn bijvoorbeeld dat de freelancer volledig is geïntegreerd in je team, dezelfde werktijden aanhoudt als werknemers, of geen andere klanten meer heeft.
Let vooral op wanneer je de freelancer gaat behandelen als werknemer: verplichte aanwezigheid bij teamoverleggen, het toekennen van een vaste werkplek, of het opnemen in de bedrijfshiërarchie. Ook het langdurig inhuren voor exact dezelfde werkzaamheden zonder onderbreking kan problematisch zijn. De rechter kijkt altijd naar de werkelijke situatie, niet alleen naar wat in het contract staat.
Welke verzekeringen en aansprakelijkheid spelen een rol?
Bij marketingopdrachten is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor de freelancer belangrijk. Deze verzekering dekt schade door beroepsfouten zoals verkeerde strategische adviezen, gemiste deadlines voor belangrijke campagnes, of fouten in advertentieteksten die tot claims leiden. Vraag altijd om een kopie van de polis en controleer of de dekking voldoende is voor de omvang van jullie opdrachten.
De algemene aansprakelijkheid ligt complexer. In principe is de freelancer aansprakelijk voor eigen fouten, maar bij marketinguitingen die namens jouw bedrijf worden gedaan, kan de schade ook bij jou terechtkomen. Denk aan reputatieschade door controversiële campagnes of boetes voor misleidende reclame. Het is daarom verstandig om duidelijke afspraken te maken over wie welk risico draagt.
Vrijwaringsclausules bieden extra bescherming. Hierin staat dat de freelancer jouw bedrijf vrijwaart tegen claims van derden die voortkomen uit het werk van de freelancer. Dit is vooral relevant bij:
- Gebruik van stockfoto’s of muziek zonder de juiste licenties
- Inbreuk op merkrechten of auteursrechten van concurrenten
- Privacy-schendingen in marketingcampagnes
- Onjuiste of misleidende productclaims
Overweeg ook om in het contract op te nemen dat de freelancer verplicht is om adequate verzekeringen af te sluiten en deze gedurende de opdracht te behouden. Voor grote marketingprojecten kun je zelfs overwegen om als opdrachtgever meeverzekerd te worden op de polis van de freelancer.
Belangrijkste tips voor juridische bescherming bij freelance marketing
Voor optimale juridische bescherming bij freelance marketingsamenwerkingen zijn modelovereenkomsten een goed startpunt. Deze door de Belastingdienst goedgekeurde contracten bieden zekerheid over de fiscale status van de samenwerking. Pas ze wel aan op je specifieke situatie en laat ze controleren door een jurist die bekend is met freelance constructies in de marketingsector.
Regelmatige contractevaluatie is nodig bij langdurige samenwerkingen. Plan elke zes maanden een evaluatiemoment waarbij je controleert of de praktijk nog overeenkomt met de papieren werkelijkheid. Let vooral op sluipende veranderingen zoals toenemende integratie in je organisatie of afnemende zelfstandigheid van de freelancer.
Documenteer alle werkafspraken zorgvuldig. Houd een projectadministratie bij waarin je vastlegt:
- Briefings en opdrachtbevestigingen per project
- Goedkeuringen van concepten en campagnes
- Wijzigingen in de opdracht en de gevolgen voor budget en planning
- Afspraken over intellectueel eigendom per deliverable
- Evaluaties van afgeronde projecten
Moderne platforms kunnen helpen met DBA-proof oplossingen voor het inhuren van freelance marketeers. Bij Jellow bijvoorbeeld, worden contracten zo opgesteld dat ze voldoen aan alle fiscale eisen, terwijl je toch de flexibiliteit behoudt die je nodig hebt voor dynamische marketingprojecten. We bieden ondersteuning bij het opstellen van overeenkomsten en het beheer van de administratie, zodat jij je kunt focussen op succesvolle marketingcampagnes zonder juridische zorgen.
