Als freelancer in Nederland kom je al snel de vraag tegen of je een btw-nummer nodig hebt. Het korte antwoord: zodra je als freelancer diensten levert aan bedrijven, ben je in principe btw-plichtig vanaf de eerste euro omzet. Dit betekent dat je je moet registreren bij de Belastingdienst en btw moet afdragen over je facturen. Er bestaat wel een uitzondering: de kleine ondernemersregeling (KOR), waarmee je onder bepaalde voorwaarden vrijstelling kunt krijgen van btw-afdracht.
Wanneer is een btw-nummer verplicht voor freelancers?
In Nederland geldt voor freelancers geen omzetgrens voor btw-plicht. Dit betekent dat je vanaf je eerste opdracht als zelfstandige al btw-plichtig bent. Anders dan in sommige andere landen, waar je pas btw hoeft te betalen boven een bepaalde omzetgrens, moet je in Nederland direct aan de slag met btw-registratie.
Je bent verplicht een btw-nummer aan te vragen wanneer je:
- Diensten of producten levert aan bedrijven (B2B)
- Goederen verkoopt aan particulieren
- Internationale diensten verricht binnen de EU
- Als ondernemer wilt worden gezien door de Belastingdienst
De kleine ondernemersregeling (KOR) biedt wel een uitweg. Als je jaaromzet onder de €20.000 blijft, kun je een aanvraag doen voor deze regeling. Hiermee krijg je vrijstelling van btw-afdracht, maar je mag dan ook geen btw in rekening brengen bij je klanten en geen btw terugvragen op zakelijke uitgaven. Voor veel startende freelancers met een beperkte omzet kan dit administratief voordelig zijn.
Wat is het verschil tussen een btw-nummer en btw-id?
Als freelancer krijg je te maken met twee verschillende nummers die vaak voor verwarring zorgen. Het Nederlandse btw-nummer gebruik je voor al je binnenlandse transacties. Dit nummer bestaat uit je BSN-nummer gevolgd door de letter B en twee cijfers (bijvoorbeeld: 123456789B01).
Het btw-identificatienummer (btw-id) is specifiek bedoeld voor internationale handel binnen de EU. Dit nummer begint altijd met de landcode NL, gevolgd door je btw-nummer (bijvoorbeeld: NL123456789B01). Je hebt dit nummer nodig wanneer je:
- Diensten levert aan bedrijven in andere EU-landen
- Goederen verkoopt aan klanten in de EU
- Wilt controleren of je buitenlandse klant een geldig btw-nummer heeft
- Gebruik wilt maken van de verleggingsregeling voor btw
Voor freelancers die via platforms zoals Jellow werken met internationale opdrachtgevers, is het belangrijk beide nummers paraat te hebben. Het btw-id krijg je automatisch toegewezen zodra je btw-nummer is geactiveerd.
Hoe vraag je als freelancer een btw-nummer aan?
Het aanvragen van een btw-nummer gebeurt volledig online via de website van de Belastingdienst. Je hebt hiervoor eHerkenning nodig op minimaal niveau 1. Het aanvraagproces bestaat uit de volgende stappen:
- Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met je eHerkenning
- Kies voor ‘Onderneming starten’ in het menu
- Vul het formulier ‘Opgaaf startende onderneming’ in
- Geef aan welke activiteiten je als freelancer gaat uitvoeren
- Kies of je gebruik wilt maken van de kleine ondernemersregeling
- Verstuur de aanvraag digitaal
De Belastingdienst verwerkt je aanvraag meestal binnen 5 werkdagen. Je ontvangt dan een brief met je btw-nummer. Voor een soepele aanvraag is het handig om alvast de volgende gegevens paraat te hebben:
- Je verwachte jaaromzet
- Een duidelijke omschrijving van je freelance activiteiten
- Je zakelijk adres (mag ook je privéadres zijn)
- Je bankrekeningnummer voor zakelijke transacties
Wat zijn de voordelen van een btw-nummer voor freelancers?
Een btw-nummer brengt verschillende praktische voordelen met zich mee. Het belangrijkste financiële voordeel is de mogelijkheid om btw terug te vragen op al je zakelijke uitgaven. Dit kan je netto kosten aanzienlijk verlagen, vooral als je veel investeert in apparatuur, software of andere bedrijfsmiddelen.
Professionele uitstraling is een ander belangrijk voordeel. Veel opdrachtgevers, vooral grotere bedrijven en corporates, werken liever met freelancers die een btw-nummer hebben. Het geeft aan dat je serieus bent over je ondernemerschap en voldoet aan alle wettelijke vereisten. Sommige opdrachtgevers werken zelfs uitsluitend met btw-ondernemers vanwege administratieve redenen.
Voor internationale opdrachten is een btw-nummer vaak onmisbaar. Als je diensten levert aan bedrijven in andere EU-landen, kun je gebruik maken van de btw-verleggingsregeling. Dit betekent dat je geen Nederlandse btw hoeft te berekenen, wat je diensten competitiever maakt. Bovendien opent het deuren naar een veel grotere markt van potentiële opdrachtgevers.
| Voordeel | Praktisch voorbeeld | Financieel impact |
|---|---|---|
| Btw-aftrek zakelijke uitgaven | Laptop van €1.210 incl. btw | €210 terugvragen |
| Toegang tot grote opdrachtgevers | Opdrachten via HR-afdelingen | Hogere uurtarieven mogelijk |
| Internationale opdrachten | Klanten in Duitsland of België | Geen btw-nadeel door verlegging |
| Professionele status | Vermelden op facturen en website | Meer vertrouwen bij klanten |
Wanneer kun je beter geen btw-nummer nemen?
De kleine ondernemersregeling kan voordeliger zijn in specifieke situaties. Als je voornamelijk werkt voor particulieren of een lage omzet hebt, weegt het voordeel van geen btw-administratie vaak op tegen het nadeel van geen btw-aftrek. Dit geldt vooral wanneer je jaaromzet ruim onder de €20.000 blijft.
Freelancers met weinig zakelijke uitgaven hebben minder baat bij btw-aftrek. Als je bijvoorbeeld als tekstschrijver vooral vanuit huis werkt met minimale investeringen, dan is de btw die je kunt terugvragen beperkt. De administratieve lasten van btw-aangifte wegen dan niet op tegen de financiële voordelen.
Ook de aard van je klanten speelt een rol. Werk je vooral voor particulieren, zoals privélessen of coaching aan consumenten? Dan kan een btw-nummer je diensten 21% duurder maken, wat je concurrentiepositie verzwakt. Particulieren kunnen immers geen btw terugvragen, waardoor de btw voor hen pure kostenverhoging is.
Let wel op dat de kleine ondernemersregeling ook beperkingen kent:
- Je mag geen btw op facturen vermelden
- Geen btw-aftrek op zakelijke aankopen
- Mogelijk minder interessant voor zakelijke opdrachtgevers
- Bij overschrijding €20.000 omzet moet je alsnog btw gaan afdragen
Conclusie: Maak de juiste keuze voor jouw freelance situatie
De keuze voor wel of geen btw-nummer hangt sterk af van je specifieke situatie als freelancer. Werk je vooral voor bedrijven, heb je regelmatig zakelijke uitgaven of ambieer je internationale opdrachten? Dan is een btw-nummer meestal de beste keuze. De administratieve last wordt ruimschoots gecompenseerd door de financiële voordelen en professionele mogelijkheden.
Voor freelancers met een lage omzet, weinig zakelijke kosten of vooral particuliere klanten kan de kleine ondernemersregeling uitkomst bieden. Je bespaart tijd op administratie en je diensten blijven betaalbaar voor consumenten. Bedenk wel dat deze keuze je groei kan beperken als je later wilt opschalen.
Bij Jellow begrijpen we dat deze keuze niet altijd makkelijk is. Via ons platform verbinden we freelancers direct met opdrachtgevers, waarbij we ondersteuning bieden bij contractvorming en administratieve processen. Of je nu kiest voor een btw-nummer of de kleine ondernemersregeling, wij helpen je om succesvol te opereren in de freelance markt. Je kunt eenvoudig registreren om toegang te krijgen tot onze diensten. Neem de tijd om je situatie goed te analyseren en kies de optie die het beste past bij jouw ambities en werkwijze als freelancer.
