Freelancen zonder KvK: wat zijn je opties?
In Nederland bestaat er veel verwarring over wanneer je wel of niet een KvK-inschrijving nodig hebt als freelancer. De realiteit is dat de meeste freelancers zich moeten inschrijven bij de Kamer van Koophandel, maar er zijn belangrijke uitzonderingen die je moet kennen.
De wet bepaalt dat iedereen die ondernemingsactiviteiten verricht, zich moet inschrijven bij de KvK. Dit betekent dat je als freelancer die regelmatig opdrachten uitvoert en daar winst mee wilt maken, niet om een KvK-inschrijving heen kunt. Toch zijn er situaties waarin je zonder KvK mag werken, zoals bij incidentele klussen of wanneer je via een payrollbedrijf werkt.
Het is belangrijk om te begrijpen dat de grens tussen wel of geen KvK-plicht niet altijd zwart-wit is. De Belastingdienst kijkt naar je specifieke situatie en beoordeelt aan de hand van verschillende criteria of je als ondernemer wordt gezien. Laten we de verschillende opties en situaties eens onder de loep nemen.
Wanneer is een KvK-inschrijving verplicht voor freelancers?
Een KvK-inschrijving wordt verplicht zodra je ondernemingsactiviteiten verricht. De Belastingdienst hanteert vier criteria om te bepalen of jouw werkzaamheden hieronder vallen:
- Zelfstandigheid: Je werkt voor eigen rekening en risico, zonder dat iemand je vertelt hoe je je werk moet doen
- Winstoogmerk: Je hebt de intentie om winst te maken met je activiteiten
- Deelname aan economisch verkeer: Je biedt producten of diensten aan op de markt
- Duurzaamheid: Je bent van plan om je activiteiten voor langere tijd voort te zetten
Als aan al deze vier voorwaarden wordt voldaan, ben je verplicht om je in te schrijven bij de KvK. Dit geldt ook als je nog een baan in loondienst hebt naast je freelance activiteiten. De hoogte van je inkomsten speelt hierbij geen rol, het gaat puur om de aard van je werkzaamheden.
Voor veel freelancers die bijvoorbeeld als consultant, designer of programmeur werken, is een KvK-inschrijving dus gewoon verplicht. Je kunt hier niet onderuit door bijvoorbeeld te zeggen dat het maar om kleine bedragen gaat of dat je het naast je vaste baan doet.
Wat zijn de uitzonderingen op de KvK-plicht?
Gelukkig zijn er verschillende situaties waarin je zonder KvK mag werken. Deze uitzonderingen bieden ruimte voor mensen die niet direct een eigen onderneming willen starten:
Incidentele klussen vallen buiten de KvK-plicht. Als je bijvoorbeeld eenmalig je buurman helpt met het bouwen van een website tegen betaling, hoef je je niet in te schrijven. Het wordt pas een probleem als je dit vaker gaat doen en er een patroon in ontstaat.
Werk je in loondienst en verdien je er kleine bedragen bij? Dan hoef je vaak geen KvK-inschrijving. Denk aan het schrijven van een enkel artikel voor een magazine of het geven van een gastcollege. De grens ligt hier bij activiteiten die duidelijk ondergeschikt zijn aan je hoofdbaan.
Vrijwilligerswerk met een onkostenvergoeding valt ook buiten de KvK-plicht. Let wel op dat de vergoeding redelijk moet zijn en niet de vorm van een verkapte betaling mag hebben. De Belastingdienst hanteert hiervoor vaste bedragen per jaar.
Activiteiten zonder winstoogmerk, zoals het beheren van een hobbywebsite waarop je advertenties plaatst om de kosten te dekken, vereisen geen KvK-inschrijving. Zodra je echter actief probeert winst te maken, verandert de situatie.
Hoe werkt freelancen via een payrollconstructie?
Een payrollconstructie biedt een interessant alternatief voor freelancers die geen eigen onderneming willen runnen. Bij payrolling kom je in dienst bij een payrollbedrijf, maar voer je je werkzaamheden uit bij verschillende opdrachtgevers. Het payrollbedrijf regelt alle administratieve zaken zoals salarisbetalingen, belastingafdracht en verzekeringen.
Het grote voordeel is dat je geen KvK-inschrijving nodig hebt, omdat je formeel in loondienst bent. Je hebt de zekerheid van een arbeidscontract, bouwt pensioen op en bent verzekerd tegen ziekte en arbeidsongeschiktheid. Voor opdrachtgevers is het aantrekkelijk omdat zij geen risico lopen op naheffingen of boetes in het kader van de Wet DBA.
Natuurlijk zitten er ook nadelen aan payrolling. Je bent minder flexibel in het bepalen van je tarieven, omdat het payrollbedrijf een marge rekent voor hun diensten. Ook heb je minder vrijheid in het kiezen van opdrachten en moet je vaak aan bepaalde voorwaarden voldoen die het payrollbedrijf stelt. Voor meer informatie over verschillende werkvormen kun je terecht bij contracting specialisten.
Payrolling is vooral geschikt voor freelancers die:
- De zekerheid van loondienst waarderen
- Geen zin hebben in administratieve rompslomp
- Graag voor langere tijd bij dezelfde opdrachtgever werken
- Zich willen focussen op hun vak zonder ondernemersrisico’s
Wat zijn de risico’s van freelancen zonder KvK?
Het onterecht werken zonder KvK-inschrijving kan vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst kan je aanmerken als ondernemer en met terugwerkende kracht belasting heffen. Dit betekent dat je alsnog inkomstenbelasting moet betalen als ondernemer, inclusief mogelijke boetes.
Een ander risico is dat je problemen krijgt met de btw-afdracht. Als ondernemer ben je in veel gevallen btw-plichtig en moet je 21% btw afdragen over je diensten. Heb je dit niet gedaan, dan kan de Belastingdienst deze btw alsnog vorderen, vaak over meerdere jaren.
Ook op het gebied van aansprakelijkheid loop je risico’s. Zonder KvK-inschrijving kun je geen bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Als er iets misgaat tijdens je werkzaamheden, ben je persoonlijk aansprakelijk voor alle schade.
Daarnaast kunnen opdrachtgevers terughoudend zijn om met je samen te werken zonder KvK-nummer. Veel bedrijven willen alleen zaken doen met ingeschreven ondernemers vanwege de duidelijkheid over freelance contracten en fiscale verantwoordelijkheden. Je mist dus potentiële opdrachten.
Wanneer moet je de overstap maken naar een KvK-inschrijving?
Er zijn duidelijke signalen die aangeven dat het tijd wordt om je in te schrijven bij de KvK. Het belangrijkste signaal is wanneer je merkt dat je werkzaamheden structureel worden. Krijg je regelmatig aanvragen voor opdrachten? Dan wordt het tijd om de stap te zetten.
Andere signalen zijn:
- Je hebt meerdere opdrachtgevers tegelijkertijd
- Je investeert in bedrijfsmiddelen zoals een laptop, software of vakgereedschap
- Je wilt je dienstverlening professionaliseren met een website of visitekaartjes
- Je inkomsten uit freelance werk worden substantieel
- Opdrachtgevers vragen expliciet naar een KvK-nummer
De overstap naar een KvK-inschrijving hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je kunt je online inschrijven bij de Kamer van Koophandel, wat ongeveer 15 minuten duurt en eenmalig 51,30 euro kost. Zorg ervoor dat je van tevoren nadenkt over je handelsnaam en de activiteiten die je wilt opgeven.
Na inschrijving krijg je direct een KvK-nummer en kun je professioneel aan de slag. Denk wel aan de verplichtingen die erbij komen kijken, zoals het bijhouden van een administratie, het doen van belastingaangifte en mogelijk het afdragen van btw.
Conclusie: maak de juiste keuze voor jouw situatie
Freelancen zonder KvK is alleen mogelijk in zeer specifieke situaties. Voor de meeste freelancers die structureel opdrachten uitvoeren, is een KvK-inschrijving gewoon verplicht. De uitzonderingen gelden vooral voor incidentele klussen, kleine bijverdiensten naast een vaste baan of werk via een payrollconstructie.
Het is belangrijk om je eigen situatie goed te beoordelen aan de hand van de criteria die de Belastingdienst hanteert. Bij twijfel is het verstandig om advies in te winnen bij een boekhouder of belastingadviseur. Zij kunnen je helpen bepalen of jouw activiteiten onder de ondernemersregeling vallen.
Zodra je eenmaal een KvK-inschrijving hebt, opent dit de deur naar professioneel freelancen. Je kunt dan ook gebruik maken van platforms zoals Jellow, waar opdrachtgevers en freelancers elkaar direct vinden. Met de juiste freelance contracten en een goede administratie kun je je volledig richten op waar je goed in bent: je vak uitoefenen als zelfstandig professional. Voor verdere ondersteuning en informatie over freelance mogelijkheden kun je terecht bij Jellow.
