Een freelancer inhuren lijkt simpel: je zoekt iemand met de juiste skills, maakt afspraken en klaar. Maar in de praktijk gaat het vaak mis. Van vage opdrachten tot vergeten contracten, bedrijven maken keer op keer dezelfde fouten. Deze misstappen kosten niet alleen tijd en geld, maar kunnen ook leiden tot juridische problemen of mislukte projecten. We zetten de negen meest gemaakte fouten op een rij, zodat jij ze kunt vermijden.
1. Geen duidelijke opdracht formuleren
Je kent het wel: je hebt dringend hulp nodig en schiet snel een berichtje naar een freelancer. “Kun je even helpen met onze website?” of “We zoeken iemand voor wat marketingwerk.” Maar wat betekent dat precies? Zonder concrete projectomschrijving weet niemand waar je aan toe bent.
Het probleem begint vaak al bij de briefing. Je denkt dat je duidelijk bent, maar de freelancer interpreteert het anders. Jij verwacht een complete website-redesign, terwijl de freelancer denkt aan wat kleine aanpassingen. Het resultaat? Frustratie aan beide kanten en een project dat uit de hand loopt.
Zo pak je het beter aan:
- Beschrijf exact wat je gedaan wilt hebben (niet “verbeter de website” maar “redesign de homepage met focus op conversie”)
- Geef concrete deliverables mee (“3 landingspagina’s, 10 blogartikelen, een social media strategie voor Q1”)
- Stel meetbare doelstellingen (“20% meer aanmeldingen” in plaats van “meer bezoekers”)
- Maak een tijdlijn met mijlpalen en deadlines
- Deel voorbeelden van wat je wel en niet wilt
Een goede briefing kost je misschien een uurtje extra, maar bespaart je weken aan miscommunicatie. Vraag de freelancer ook om de opdracht in eigen woorden samen te vatten. Zo weet je zeker dat jullie op dezelfde lijn zitten.
2. Te weinig tijd nemen voor selectie
De deadline nadert, je hebt gisteren al iemand nodig en dus kies je de eerste freelancer die reageert. Herkenbaar? Deze haastige beslissingen leiden vaak tot teleurstellingen. Want die snelle reactie zegt niets over kwaliteit of geschiktheid voor jouw project.
Het selecteren van de juiste freelancer verdient tijd en aandacht. Een grondige screening voorkomt dat je halverwege het project ontdekt dat de samenwerking niet werkt. Denk aan het als een investering: de tijd die je nu besteedt, verdien je dubbel en dwars terug.
Effectieve screening begint met het bekijken van portfolio’s. Maar kijk verder dan alleen de mooie plaatjes. Zoek projecten die lijken op wat jij nodig hebt. Een webdesigner kan prachtige websites maken, maar heeft hij ook ervaring met jouw branche? En die copywriter schrijft vlot, maar kan ze ook technische content produceren?
Referentiechecks zijn goud waard. Bel gewoon even met een vorige opdrachtgever. Vraag niet alleen naar het eindresultaat, maar ook naar de samenwerking. Hoe was de communicatie? Werden deadlines gehaald? Hoe ging de freelancer om met feedback? Deze informatie vertelt je meer dan welk portfolio ook.
Plan altijd een kennismakingsgesprek, al is het maar via videobellen. In zo’n gesprek proef je de persoonlijkheid en werkwijze. Stel praktische vragen: hoe pak je dit project aan? Wat heb je van mij nodig? Wanneer kunnen we de eerste resultaten verwachten? De antwoorden vertellen je of jullie werkstijlen matchen.
3. Alleen op prijs selecteren
Die ene freelancer vraagt 30 euro per uur, de ander 90. Logisch dat je voor de goedkoopste gaat, toch? Niet zo snel. De goedkoopste optie blijkt vaak de duurste keuze. Want wat krijg je voor dat lage tarief?
Een ervaren freelancer werkt sneller en levert betere kwaliteit. Waar een junior 20 uur nodig heeft, doet een senior het in 8. En dan hebben we het nog niet over het verschil in kwaliteit. Die goedkope website moet je misschien binnen een jaar opnieuw laten maken. Die dure copywriter levert teksten op waar je jaren mee vooruit kunt.
Kijk daarom naar waarde in plaats van kosten. Wat levert het werk je op? Een goede freelancer denkt mee over je doelen en komt met oplossingen waar je zelf niet aan had gedacht. Die expertise betaalt zich terug in betere resultaten.
Kwaliteitsindicatoren waar je op kunt letten:
- Relevante werkervaring (niet alleen jaren, maar specifiek in jouw gebied)
- Certificeringen of opleidingen die er toe doen
- Actieve betrokkenheid bij vakgebied (schrijft blogs, geeft workshops)
- Duidelijke specialisatie in plaats van “doet alles”
- Professionele werkwijze (duidelijke offertes, goede communicatie)
Natuurlijk moet het binnen je budget passen. Maar denk in investeringen, niet in kosten. Die 90 euro per uur kan je uiteindelijk meer opleveren dan die 30 euro.
4. Contractuele afspraken vergeten
Je hebt de perfecte freelancer gevonden en wilt meteen aan de slag. Contract? Komt later wel. Maar “later” wordt vaak “nooit”, totdat er problemen ontstaan. Dan sta je met lege handen.
Een goed contract beschermt beide partijen. Het gaat niet om wantrouwen, maar om duidelijkheid. Wie is eigenaar van het geleverde werk? Mag de freelancer het in zijn portfolio gebruiken? Wat gebeurt er bij ziekte of vakantie? Zonder afspraken wordt het gissen.
Belangrijke contractonderdelen die je niet moet vergeten:
- Eigendomsrechten (wie wordt eigenaar van het werk?)
- Vertrouwelijkheid (mag de freelancer over het project praten?)
- Betalingstermijnen (wanneer betaal je, en wat bij vertraging?)
- Opzegtermijnen (hoe stop je de samenwerking als het niet werkt?)
- Aansprakelijkheid (wie is verantwoordelijk bij fouten?)
Vergeet vooral de DBA-wetgeving niet. Als opdrachtgever ben je verantwoordelijk voor de juiste fiscale afhandeling. Zorg dat je modelovereenkomst op orde is, of werk met een intermediair die dit regelt. Een boete van de Belastingdienst wil je niet op je geweten hebben.
Tip: gebruik standaard contracten als basis, maar pas ze aan op jouw situatie. Een uurtje investeren in goede afspraken voorkomt maanden aan gedoe achteraf.
5. Communicatie onderschatten
Je hebt alles geregeld: opdracht, contract, planning. Maar dan begint het echte werk en loopt de communicatie spaak. De freelancer reageert niet op je berichten, jij bent niet bereikbaar voor vragen, en voor je het weet werk je langs elkaar heen.
Goede communicatie begint met heldere verwachtingen. Wanneer is de freelancer bereikbaar? Hoe snel verwacht je antwoord op vragen? Via welk kanaal communiceren jullie? Deze praktische afspraken lijken overdreven, maar voorkomen irritatie.
Maak concrete werkafspraken over:
- Beschikbaarheid (werktijden, reactietijd op berichten)
- Communicatiekanalen (mail, Slack, WhatsApp?)
- Rapportage frequentie (dagelijks, wekelijks, bij mijlpalen?)
- Overlegmomenten (vaste meetings of ad hoc?)
- Escalatieprocedure (wie bel je bij problemen?)
Wees ook duidelijk over je eigen beschikbaarheid. Als je alleen ‘s ochtends bereikbaar bent, zeg dat. Als je feedback altijd twee dagen nodig hebt, communiceer dat vooraf. Niets frustrerender dan een freelancer die op input wacht terwijl jij in meetings zit.
Een goede tip: plan een wekelijks checkmoment, al is het maar 15 minuten. Even bijpraten voorkomt dat kleine issues grote problemen worden. En vergeet niet: overcommunicatie bestaat niet bij freelance projecten.
6. Geen onboarding proces hebben
De freelancer start maandag. “Succes ermee!” is je welkom. Resultaat? Een week lang vragen over wachtwoorden, systemen en processen. Zonde van jullie tijd.
Een goed onboarding proces zet de toon voor de hele samenwerking. Het gaat verder dan alleen toegang tot systemen regelen. Je introduceert de freelancer in je bedrijfscultuur, werkwijze en verwachtingen. Dat kost een paar uur, maar levert weken aan efficiëntie op.
Praktische onboarding checklist:
- Accounts en toegangen klaarzetten voor start
- Introductiemeeting met betrokken collega’s plannen
- Bedrijfsinformatie delen (huisstijl, tone of voice, procedures)
- Projectdocumentatie en achtergrond meegeven
- Eerste opdracht concreet uitwerken
- Aanspreekpunt aanwijzen voor vragen
- Tools en systemen uitleggen (of tutorial sturen)
Behandel een freelancer als volwaardig teamlid, niet als buitenstaander. Nodig ze uit voor relevante meetings, deel updates over het bedrijf, betrek ze bij beslissingen die hun werk raken. Hoe meer context een freelancer heeft, hoe beter het resultaat.
Vergeet ook de sociale kant niet. Een koffie-momentje via videocall of een lunch als de freelancer on-site werkt maakt het verschil. Mensen werken beter samen als ze elkaar kennen.
7. Culturele fit negeren
Die developer heeft alle technische skills die je zoekt. Perfecte match, zou je denken. Maar na twee weken botst het. Zijn directe communicatiestijl valt verkeerd bij je team. Haar voorkeur voor zelfstandig werken past niet bij jullie dagelijkse standups. De samenwerking wordt een worsteling.
Technische vaardigheden zijn belangrijk, maar persoonlijke match en werkstijl maken het verschil tussen een goede en een geweldige samenwerking. Een freelancer wordt tijdelijk onderdeel van je team. Als de chemie niet klopt, lijdt het hele project eronder.
Beoordeel tijdens het selectieproces ook soft skills:
- Communicatiestijl (direct of diplomatiek, formeel of informeel)
- Werkvoorkeur (zelfstandig of in teamverband)
- Flexibiliteit (hoe gaan ze om met veranderingen?)
- Probleemoplossend vermogen (vragen ze hulp of zoeken ze zelf uit?)
- Feedbackvaardigheid (kunnen ze tegen kritiek?)
Stel tijdens het kennismakingsgesprek situationele vragen. “Hoe zou je reageren als…” of “Wat doe je als…”. De antwoorden vertellen je meer over werkstijl dan een cv ooit kan.
Let ook op de teamdynamiek. Past deze persoon bij de rest van het team? Een introvert persoon in een extravert team (of andersom) kan voor wrijving zorgen. Diversiteit is waardevol, maar extreme verschillen maken samenwerken lastig.
8. Geen buffer voor vervanging
Je bent helemaal afhankelijk van die ene freelance marketeer. Ze kent alle ins en outs van je campagnes. Dan wordt ze ziek. Of krijgt een vast contract aangeboden. Panic mode: wie neemt het over? Hoe draag je de kennis over? Je project ligt stil.
Afhankelijkheid van één freelancer is een groot risico. Mensen worden ziek, gaan op vakantie, krijgen andere opdrachten. Zonder back-up plan sta je met lege handen. Een buffer opbouwen kost moeite, maar voorkomt crisissituaties.
Strategieën voor minder afhankelijkheid:
- Documentatie vanaf dag één (processen, beslissingen, wachtwoorden)
- Kennisdeling structureel inplannen (niet alleen bij vertrek)
- Meerdere freelancers voor cruciale rollen
- Overlap creëren bij langdurige projecten
- Freelance pool opbouwen voor verschillende expertises
Een freelance pool is je verzekering tegen uitval. Bouw relaties op met meerdere freelancers in hetzelfde vakgebied. Geef ze kleine opdrachten zodat ze je bedrijf kennen. Bij uitval kun je snel schakelen zonder vanaf nul te beginnen.
Zorg ook voor goede documentatie. Vraag freelancers hun werk vast te leggen. Niet alleen wat ze doen, maar ook hoe en waarom. Een vervanger kan dan snel inspringen zonder weken aan kennis te moeten opbouwen.
9. Evaluatie en feedback overslaan
Het project loopt, deadlines worden gehaald, dus waarom zou je evalueren? Deze houding zie je vaak, maar het is een gemiste kans. Zonder tussentijdse evaluaties stapelen kleine irritaties zich op tot grote problemen. En zonder feedback verbetert niemand.
Regelmatige check-ins houden projecten op koers. Het hoeft geen urenlang gesprek te zijn. Een kort momentje om te bespreken wat goed gaat en wat beter kan. Voor beide partijen waardevol: jij stuurt bij waar nodig, de freelancer weet waar hij aan toe is.
Effectieve evaluatiemethodes:
- Wekelijkse 15-minuten check-in (wat ging goed, wat kan beter)
- Mijlpaal-evaluaties na belangrijke deliverables
- 360-graden feedback (freelancer geeft ook feedback aan jou)
- Concrete voorbeelden gebruiken, geen vage opmerkingen
- Focus op gedrag en resultaat, niet op persoon
Constructieve feedback geven is een kunst. Wees specifiek (“Je laatste artikel miste de call-to-action” in plaats van “Je schrijft niet overtuigend”). Geef ook positieve feedback. Wat waarderen je in de samenwerking? Welke resultaten maken je blij?
Denk ook aan de lange termijn. Een goede freelancer wil je behouden. Regelmatige evaluaties bouwen een sterke werkrelatie op. Je leert elkaars werkstijl kennen, de kwaliteit verbetert, en voor je het weet heb je een vaste partner gevonden voor toekomstige projecten.
Het inhuren van freelancers hoeft geen hoofdpijn te zijn. Door deze negen veelgemaakte fouten te vermijden, leg je de basis voor succesvolle samenwerkingen. Het draait allemaal om duidelijkheid, communicatie en wederzijds respect. Investeer tijd in het proces, van selectie tot evaluatie, en je zult zien dat werken met contracting een verrijking is voor je organisatie. Wil je direct aan de slag met het vinden van de juiste freelancer? Dan kun je register op ons platform. Bij Jellow helpen we je graag om de juiste freelancers te vinden en deze valkuilen te vermijden, zodat jij je kunt focussen op waar je goed in bent: je business laten groeien.
