Als je een freelancer wilt inhuren, kom je al snel terecht in een juridisch doolhof. Van DBA-wetgeving tot BTW-verplichtingen, er zijn heel wat regels waar je rekening mee moet houden. Gelukkig hoef je geen jurist te zijn om veilig met freelancers samen te werken. In dit artikel leer je precies welke juridische zaken belangrijk zijn bij het inhuren van freelancers. We behandelen de belangrijkste verschillen tussen freelancers en werknemers, hoe je problemen met de Belastingdienst voorkomt, en welke contractafspraken je moet maken. Ook krijg je praktische tips over BTW, aansprakelijkheid en intellectueel eigendom, zodat je met vertrouwen freelancers kunt inschakelen voor jouw projecten.
Wat is het verschil tussen een freelancer en een werknemer?
Het verschil tussen een freelancer en een werknemer lijkt misschien simpel, maar juridisch gezien is het behoorlijk complex. Als opdrachtgever is het belangrijk om dit verschil goed te begrijpen, want de gevolgen kunnen groot zijn voor zowel jou als de freelancer.
Een freelancer is een zelfstandig ondernemer die voor eigen rekening en risico werkt. Hij of zij bepaalt zelf hoe het werk wordt uitgevoerd, wanneer er gewerkt wordt en met welke middelen. Een werknemer daarentegen staat in een gezagsverhouding tot de werkgever. De werkgever bepaalt wat er moet gebeuren, wanneer en hoe het werk uitgevoerd wordt.
De Belastingdienst kijkt naar verschillende criteria om te bepalen of iemand echt zelfstandig is:
- Vrijheid van handelen: kan de freelancer zelf bepalen hoe het werk wordt uitgevoerd?
- Geen gezagsverhouding: geef je als opdrachtgever alleen aan wat het resultaat moet zijn, niet hoe het bereikt wordt?
- Ondernemersrisico: draagt de freelancer zelf het risico voor ziekte, leegloop en investeringen?
Voor belastingen en sociale zekerheid maakt het een wereld van verschil. Een freelancer betaalt zelf inkomstenbelasting via de aangifte en regelt eigen verzekeringen voor arbeidsongeschiktheid en pensioen. Als opdrachtgever hoef je geen loonbelasting in te houden of sociale premies af te dragen. Bij een werknemer ben je als werkgever verantwoordelijk voor al deze zaken.
Let op: als de Belastingdienst vindt dat jullie samenwerking eigenlijk een dienstverband is, kun je flink in de problemen komen. Je krijgt dan naheffingen voor loonbelasting en sociale premies, plus boetes. Daarom is het zo belangrijk om de samenwerking vanaf het begin goed in te richten.
DBA-wetgeving: zo voorkom je problemen met de Belastingdienst
De Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) zorgt al jaren voor hoofdbrekens bij opdrachtgevers en freelancers. Deze wet moet schijnzelfstandigheid tegengaan, maar in de praktijk levert het vooral veel onzekerheid op. Gelukkig kun je met de juiste aanpak veilig freelancers inhuren.
Schijnzelfstandigheid ontstaat wanneer iemand op papier freelancer is, maar in de praktijk als werknemer functioneert. Denk aan een freelancer die vijf dagen per week op kantoor zit, dezelfde werktijden aanhoudt als het personeel, en alleen voor jouw bedrijf werkt. De Belastingdienst ziet dit als een verkapt dienstverband.
Om problemen te voorkomen, kun je werken met modelovereenkomsten. Dit zijn voorbeeldcontracten die de Belastingdienst heeft goedgekeurd. Als je zo’n modelovereenkomst gebruikt en je houdt je aan de afspraken erin, ben je gevrijwaard van naheffingen. Je vindt deze modelovereenkomsten op de website van de Belastingdienst.
Voor een DBA-proof samenwerking zijn deze punten belangrijk:
- Werk met projecten die een duidelijk begin, einde en meetbare doelen hebben
- Laat de freelancer zelf bepalen wanneer en waar gewerkt wordt
- Geef geen directe instructies over hoe het werk uitgevoerd moet worden
- Vermijd dat de freelancer deel uitmaakt van je reguliere bedrijfsprocessen
- Betaal per project of resultaat, niet per uur (al is dit laatste wel toegestaan)
Een praktische tip: beschrijf in je opdracht altijd het gewenste resultaat, niet de manier waarop dit bereikt moet worden. Schrijf bijvoorbeeld: “We hebben een nieuwe website nodig met deze functionaliteiten” in plaats van “Je moet elke dag van 9 tot 5 aan de website werken volgens ons ontwikkelproces”.
Welke contractafspraken moet je maken met een freelancer?
Een goed contract is de basis van elke succesvolle samenwerking met een freelancer. Het hoeft geen juridisch kunstwerk te zijn, maar bepaalde afspraken mag je niet overslaan. Hier zijn de belangrijkste onderdelen die in elk freelancecontract thuishoren.
Begin met een heldere omschrijving van de werkzaamheden. Wat moet de freelancer precies opleveren? Wanneer is het werk klaar? Welke kwaliteitseisen stel je? Hoe duidelijker je dit beschrijft, hoe kleiner de kans op misverstanden later.
Tarieven en facturatie verdienen extra aandacht. Spreek af wat het uurtarief of projecttarief is, wanneer gefactureerd wordt en binnen welke termijn je betaalt. Standaard is 30 dagen, maar je kunt ook andere termijnen afspreken. Vergeet niet te vermelden of het tarief exclusief BTW is (meestal wel).
| Contractonderdeel | Waarom belangrijk? | Praktische tip |
|---|---|---|
| Geheimhouding | Beschermt vertrouwelijke bedrijfsinformatie | Maak duidelijk wat precies geheim moet blijven |
| Intellectueel eigendom | Regelt wie eigenaar wordt van het werk | Spreek overdracht af na volledige betaling |
| Aansprakelijkheid | Beperkt risico’s bij schade of fouten | Vraag om beroepsaansprakelijkheidsverzekering |
| Opzegtermijn | Geeft beide partijen zekerheid | Kies voor redelijke termijn (bijv. 1 maand) |
Geheimhouding is vooral belangrijk als de freelancer toegang krijgt tot klantgegevens, bedrijfsstrategieën of andere gevoelige informatie. Een simpele geheimhoudingsclausule volstaat meestal. Maak wel concreet wat onder geheimhouding valt, want “alle bedrijfsinformatie” is te vaag.
Voor opzegging geldt: hoe langer de samenwerking, hoe redelijker een opzegtermijn wordt. Voor een kort project van enkele weken is direct opzeggen vaak acceptabel. Bij een langdurige samenwerking is een maand opzegtermijn gebruikelijk. Let op dat te lange opzegtermijnen kunnen wijzen op een dienstverband.
BTW en facturatie: waar moet je op letten?
BTW-regels bij het inhuren van freelancers kunnen behoorlijk ingewikkeld zijn. Als opdrachtgever moet je verschillende zaken controleren en administreren. Het goede nieuws: met een paar simpele checks voorkom je de meeste problemen.
Nederlandse freelancers rekenen meestal 21% BTW op hun diensten. Als jouw bedrijf BTW-plichtig is, kun je deze BTW terugvorderen via je BTW-aangifte. Controleer altijd of het BTW-nummer op de factuur klopt. Dit doe je eenvoudig via de website van de Belastingdienst of het Europese VIES-systeem.
Bij buitenlandse freelancers binnen de EU werkt het anders. Hier geldt vaak het verleggingsregime: de freelancer rekent 0% BTW en jij moet de BTW zelf afdragen en terugvorderen. Dit heet “verlegging van BTW”. Op de factuur moet dan staan: “BTW verlegd” of “Reverse charge”.
Een correcte factuur moet deze gegevens bevatten:
- Volledige naam en adres van zowel freelancer als opdrachtgever
- BTW-nummers van beide partijen
- Factuurdatum en uniek factuurnummer
- Duidelijke omschrijving van de geleverde diensten
- Periode waarin de diensten zijn verricht
- Bedrag exclusief BTW, BTW-percentage, BTW-bedrag en totaalbedrag
Voor je administratie is het verstandig om alle freelance-facturen apart te bewaren. Zo heb je bij een controle snel alles bij de hand. Bewaar ook de overeenkomsten erbij, want die kunnen aantonen dat het om zakelijke dienstverlening gaat.
Let extra op bij freelancers die onder de kleine ondernemersregeling (KOR) vallen. Zij rekenen geen BTW, maar moeten dit wel duidelijk op hun factuur vermelden. Check of ze inderdaad voor deze regeling in aanmerking komen, want bij onjuist gebruik kun jij als opdrachtgever ook problemen krijgen.
Aansprakelijkheid en verzekeringen bij freelance opdrachten
Wat gebeurt er als een freelancer schade veroorzaakt tijdens de opdracht? Of als het geleverde werk niet blijkt te kloppen? Aansprakelijkheid is een onderwerp waar veel opdrachtgevers pas over nadenken als het misgaat. Beter is het om hier van tevoren goede afspraken over te maken.
In principe is een freelancer als zelfstandig ondernemer zelf aansprakelijk voor fouten of schade. Maar in de praktijk wil je niet afhankelijk zijn van het privévermogen van de freelancer. Daarom is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering zo belangrijk. Deze verzekering dekt schade die ontstaat door fouten in het werk van de freelancer.
Vraag altijd of de freelancer een beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft en tot welk bedrag deze dekt. Voor veel opdrachten is een dekking van minimaal 1 miljoen euro gebruikelijk. Bij risicovolle opdrachten, zoals IT-projecten met gevoelige data, kun je een hogere dekking eisen.
Veelvoorkomende situaties waarbij aansprakelijkheid speelt:
- Een freelance developer maakt een fout waardoor klantgegevens op straat komen te liggen
- Een freelance tekstschrijver plagiaat pleegt, waardoor jij een claim krijgt
- Een freelance consultant geeft verkeerd advies, wat tot financiële schade leidt
- Een freelancer beschadigt apparatuur of eigendommen op je kantoor
In je contract kun je een vrijwaringsclausule opnemen. Hiermee spreek je af dat de freelancer jou vrijwaart tegen claims van derden die voortkomen uit zijn werk. Bijvoorbeeld: als een klant jou aanklaagt vanwege een fout van de freelancer, moet de freelancer deze claim overnemen.
Praktische tips om risico’s te beperken: werk met mijlpalen en tussentijdse opleveringen, zodat je fouten vroeg signaleert. Maak back-ups van belangrijke data voordat een freelancer ermee aan de slag gaat. En bij grote projecten: overweeg een projectverzekering die specifieke risico’s afdekt.
Intellectueel eigendom: van wie is het werk van de freelancer?
Verrassend veel opdrachtgevers denken dat ze automatisch eigenaar worden van werk dat ze bij een freelancer bestellen. Helaas werkt het auteursrecht niet zo. Zonder goede afspraken blijft de freelancer eigenaar van zijn creaties, ook al heb je ervoor betaald.
Het auteursrecht ontstaat automatisch bij de maker van een werk. Dit geldt voor teksten, designs, foto’s, software, en zelfs voor presentaties. De freelancer is dus in eerste instantie de rechthebbende. Als opdrachtgever krijg je alleen een gebruiksrecht, tenzij je expliciet afspreekt dat het auteursrecht wordt overgedragen.
Voor verschillende branches gelden verschillende gebruiken. Een freelance fotograaf behoudt vaak het auteursrecht en geeft jou een licentie voor specifiek gebruik. Een freelance developer draagt meestal alle rechten over na betaling. Een freelance designer kan beide modellen hanteren, afhankelijk van de opdracht.
In je contract kun je kiezen uit verschillende opties:
- Volledige overdracht: alle rechten gaan naar jou over
- Exclusieve licentie: alleen jij mag het werk gebruiken, freelancer blijft eigenaar
- Niet-exclusieve licentie: je mag het gebruiken, maar de freelancer ook
- Beperkte licentie: je mag het werk alleen voor specifieke doeleinden gebruiken
Bij software-ontwikkeling is extra oplettendheid geboden. Vraag niet alleen om overdracht van de broncode, maar ook om documentatie en eventuele wachtwoorden. Spreek af dat de freelancer geen open source componenten gebruikt waarvoor beperkende licenties gelden, of laat dit expliciet vermelden.
Een praktische tip: spreek de overdracht van intellectueel eigendom pas af na volledige betaling. Zo houd je als opdrachtgever een stok achter de deur bij betalingsproblemen, en heeft de freelancer zekerheid dat zijn werk niet gebruikt wordt zonder betaling. Win-win dus.
Het inhuren van freelancers hoeft geen juridische hoofdpijn op te leveren. Met de juiste kennis en goede afspraken werk je veilig en efficiënt samen met zelfstandige professionals. Zorg voor duidelijke projectafspraken, een goed contract, en check of de freelancer zijn verzekeringen op orde heeft. Zo voorkom je verrassingen achteraf en kun je je focussen op wat echt belangrijk is: samen mooie resultaten behalen. Bij Jellow helpen we je graag om de juiste freelancers te vinden en maken we het contractproces zo makkelijk mogelijk, inclusief 100% DBA-proof oplossingen. Je kunt eenvoudig registreren en direct aan de slag met het vinden van de perfecte freelancer voor jouw project.
Related Articles
- 7 voordelen van een marketing freelancer inhuren via online platforms
- Wat zijn realistische deadlines voor marketing outsourcing?
- Hoe plan ik een marketing project met freelancers?
- Welke voordelen heeft een freelance marketeer boven een bureau?
- Kunnen startups profiteren van freelance matching platforms voor hun groei?
