Wat kun je aftrekken als freelancer?

Als freelancer kun je verschillende zakelijke kosten aftrekken van je belasting om je belastbare winst te verlagen. Dit omvat kantoorkosten, apparatuur, software, reiskosten, opleidingen en andere uitgaven die direct gerelateerd zijn aan je werk. Je moet wel kunnen aantonen dat de kosten zakelijk zijn en over de juiste administratie beschikken.

Welke kosten kun je als freelancer aftrekken van je belasting?

Je kunt alle kosten aftrekken die je maakt voor je bedrijf en die nodig zijn om inkomsten te genereren. Deze kosten verlagen je belastbare winst, waardoor je minder belasting betaalt.

De belangrijkste aftrekbare kosten zijn:

• Kantoorkosten: Huur van werkruimte, energie, water, internet en telefoon
• Apparatuur en materialen: Computer, printer, bureau, stoel en andere werkbenodigdheden
• Software en abonnementen: Professionele software, cloud-diensten en online tools
• Reiskosten: Brandstof, openbaar vervoer en parkeerkosten voor zakelijke reizen
• Opleidingen en cursussen: Vakgerelateerde trainingen en certificeringen
• Marketing en netwerk: Website, visitekaartjes, advertenties en netwerkbijeenkomsten
• Verzekeringen: Beroepsaansprakelijkheid en bedrijfsverzekeringen
• Administratiekosten: Boekhouder, accountant en andere professionele diensten

Let op dat je alleen het zakelijke deel kunt aftrekken van kosten die je zowel privé als zakelijk gebruikt. Voor een telefoonabonnement dat je half zakelijk gebruikt, trek je bijvoorbeeld 50% af.

Hoe werkt het aftrekken van thuiswerkkosten als freelancer?

Thuiswerkkosten kun je op twee manieren aftrekken: via de werkplekregeling of door het zakelijke gebruik van je woning te berekenen. De werkplekregeling is eenvoudiger, maar geeft vaak een lager bedrag dan de werkelijke kosten.

Bij de werkplekregeling trek je een vast bedrag af per vierkante meter werkruimte. Voor 2024 is dit €2,35 per vierkante meter per jaar, met een maximum van €700. Als je thuiskantoor 10 vierkante meter is, kun je dus €23,50 aftrekken.

Voor de werkelijke kosten bereken je het zakelijke percentage van je woning. Als je thuiskantoor 10% van je huis beslaat en je gebruikt het alleen zakelijk, kun je 10% aftrekken van:

• Hypotheekrente (niet de aflossing)
• Gas, water en elektriciteit
• Gemeentelijke belastingen
• Huisverzekering
• Onderhoud en reparaties
• Internet en telefoon

Je kiest de methode die het voordeligst voor je uitpakt. Houd er rekening mee dat bij verkoop van je huis mogelijk overdrachtsbelasting verschuldigd wordt over het zakelijk gebruikte deel.

Wat is het verschil tussen aftrekken en afschrijven voor freelancers?

Kleine uitgaven kun je direct aftrekken, maar dure investeringen moet je afschrijven over meerdere jaren. De grens ligt bij €450 voor kleine inventaris. Alles daaronder trek je direct af, alles daarboven schrijf je af.

Direct aftrekken betekent dat je de volledige kosten in het jaar van aanschaf van je winst aftrekt. Dit geldt voor:

• Kantoorbenodigdheden onder €450
• Software licenties
• Opleidingskosten
• Reiskosten
• Marketingkosten

Afschrijven betekent dat je de kosten verdeelt over de verwachte levensduur van het item. Voor een laptop van €1.500 schrijf je bijvoorbeeld over 3 jaar €500 per jaar af. Dit geldt voor:

• Computers en laptops
• Kantoormeubels
• Auto’s
• Professionele apparatuur
• Software met meerjarige licenties

De afschrijvingstermijnen zijn niet wettelijk vastgelegd, maar de belastingdienst hanteert richtlijnen. Computers schrijf je meestal af in 3 jaar, kantoormeubels in 10 jaar en auto’s in 5 jaar. Je kunt ook kiezen voor versnelde afschrijving in het eerste jaar, waarbij je maximaal 50% van de aanschafwaarde direct aftrekt.

Welke administratie heb je nodig om kosten af te kunnen trekken?

Voor elke aftrekbare kost heb je een geldig bewijs nodig: factuur, bon of ander betalingsbewijs. Daarnaast moet je kunnen aantonen dat de uitgave zakelijk was. Bewaar alle documenten minimaal 7 jaar.

Je administratie moet bevatten:

• Facturen en bonnen: Met datum, bedrag, btw en omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Betalingsbewijzen: Bankafschriften, creditcardafrekeningen of contante betalingsbewijzen
• Kilometerregistratie: Voor zakelijke autokosten met datum, bestemming en aantal kilometers
• Contracten en overeenkomsten: Voor huur, verzekeringen en abonnementen
• Opleidingscertificaten: Om aan te tonen dat cursussen vakgerelateerd waren

Voor gemengde kosten heb je extra documentatie nodig om het zakelijke percentage te onderbouwen. Bij een telefoonabonnement kun je bijvoorbeeld een gespecificeerde rekening bijhouden of een logboek van zakelijke gesprekken.

Digitale administratie is toegestaan, maar zorg dat bestanden goed leesbaar en toegankelijk blijven. Maak regelmatig back-ups en gebruik een logische mappenstructuur. Een goede boekhoudsoftware helpt bij het organiseren van je administratie.

Hoe bereken je het zakelijke gebruik van gemengde kosten?

Voor kosten die je zowel privé als zakelijk maakt, bereken je een zakelijk percentage op basis van werkelijk gebruik. Dit percentage vermenigvuldig je met de totale kosten om het aftrekbare bedrag te bepalen.

Voor verschillende kostensoorten gebruik je verschillende berekeningsmethoden:

Auto: Houd een kilometerregistratie bij met zakelijke en privé kilometers. Als je 15.000 km per jaar rijdt waarvan 9.000 km zakelijk, is je zakelijke percentage 60%.

Telefoon en internet: Bereken op basis van tijd of gebruik. Als je telefoon 40% van de tijd zakelijk gebruikt, trek je 40% van de kosten af. Voor internet kun je uitgaan van werkdagen versus totaal aantal dagen.

Thuiswerkplek: Deel de oppervlakte van je werkruimte door de totale oppervlakte van je woning. Een kantoor van 12 m² in een huis van 120 m² geeft 10% zakelijk gebruik.

Documenteer je berekening altijd goed. Voor een auto betekent dit een kilometerlogboek, voor telefoon een gespecificeerde rekening of gebruikslogboek. De belastingdienst kan om onderbouwing vragen, dus zorg dat je percentage realistisch en aantoonbaar is.

Wees consistent in je percentages. Als je dit jaar 60% zakelijk autogebruik declareert, moet je dit kunnen volhouden of een goede reden hebben voor wijzigingen.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het aftrekken van kosten?

De meeste fouten ontstaan door onvolledige administratie, het aftrekken van privé-uitgaven als zakelijke kosten, of het niet kunnen onderbouwen van het zakelijke karakter van uitgaven. Deze fouten kunnen leiden tot naheffingen en boetes.

Veel voorkomende fouten zijn:

Privé-uitgaven als zakelijk declareren: Kleding (tenzij werkkleding), privé-maaltijden en persoonlijke aankopen zijn niet aftrekbaar. Ook privé-gebruik van zakelijke spullen moet je bijberekenen.

Onvolledige administratie: Bonnen zonder datum, bedrag of omschrijving worden niet geaccepteerd. Creditcardafschriften alleen zijn onvoldoende – je hebt de originele factuur nodig.

Onjuiste percentages: Te hoge zakelijke percentages zonder onderbouwing vallen op bij controles. Wees realistisch en consistent in je berekeningen.

Dubbele aftrek: Let op dat je kosten niet dubbel aftrekt, bijvoorbeeld zowel via de werkplekregeling als via werkelijke kosten voor thuiswerken.

Geen onderscheid tussen aftrekken en afschrijven: Dure investeringen moet je afschrijven, niet direct aftrekken. De €450-grens geldt per item, niet per factuur.

Voorkom deze fouten door een goede administratie bij te houden, alleen werkelijk zakelijke kosten af te trekken en bij twijfel advies in te winnen. Een goede boekhouder kan je helpen de juiste keuzes te maken en je administratie op orde te houden.

Als freelancer heb je veel mogelijkheden om kosten af te trekken, maar doe dit altijd correct en met de juiste documentatie. Dit bespaart je niet alleen belasting, maar voorkomt ook problemen bij eventuele controles. Jellow biedt een platform waar je als professional je opdrachten kunt vinden en beheren, terwijl je tegelijkertijd je financiële administratie op orde houdt. Voor professionals die zich willen registreren als professional op het platform, is het essentieel om vanaf het begin een goede kostenstructuur op te zetten. Bij Jellow begrijpen we hoe belangrijk het is om je financiële zaken goed op orde te hebben als zelfstandige professional, zodat je je kunt focussen op wat je het beste doet.