De complete gids: freelance specialist inhuren zonder DBA-risico’s

Het inhuren van een specialist freelancer kan je organisatie enorm vooruithelpen, maar zonder de juiste voorzorgsmaatregelen loop je het risico op problemen met de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA). Deze wetgeving bepaalt wanneer iemand daadwerkelijk zelfstandig is of eigenlijk als werknemer moet worden behandeld. Door de juiste stappen te nemen, kun je veilig samenwerken met freelancers zonder juridische zorgen. In deze gids leer je precies hoe je dat doet.

Wat is het DBA-risico bij freelancers inhuren?

De Wet DBA is bedoeld om onderscheid te maken tussen echte zelfstandigen en werknemers die zich voordoen als freelancer. Dit wordt ook wel schijnzelfstandigheid genoemd. Voor jou als opdrachtgever betekent dit dat je moet kunnen aantonen dat de freelancer die je inhuurt daadwerkelijk als ondernemer opereert.

Wanneer de Belastingdienst of inspectiediensten concluderen dat er sprake is van schijnzelfstandigheid, krijg je te maken met flinke financiële gevolgen. Je moet dan namelijk alsnog loonheffingen, werkgeverslasten en mogelijk boetes betalen over de periode dat je met de freelancer hebt samengewerkt.

Je verantwoordelijkheden als opdrachtgever

Als bedrijf draag je de verantwoordelijkheid om te controleren of een freelancer wel echt zelfstandig is. Dit betekent dat je vooraf moet beoordelen of de samenwerking voldoet aan de DBA-criteria. Je kunt je niet verschuilen achter onwetendheid of de bewering dat de freelancer zelf heeft gezegd dat alles in orde was.

De gevolgen van niet-naleving gaan verder dan alleen financiële boetes. Het kan ook leiden tot reputatieschade en problemen met andere freelancers die ineens twijfelen aan je professionaliteit.

Hoe herken je een DBA-proof freelancer?

Een echte zelfstandige freelancer heeft specifieke kenmerken die je kunt controleren voordat je de samenwerking aangaat. Deze ondernemerschapsindicatoren helpen je om het risico op schijnzelfstandigheid te vermijden.

Criterium	Wat te controleren	Waarom belangrijk
Meerdere opdrachtgevers	Vraag naar andere klanten en projecten	Toont financiële onafhankelijkheid
Eigen bedrijfsmiddelen	Laptop, software, werkruimte	Bewijst ondernemerschap
KvK-inschrijving	Actieve inschrijving bij Kamer van Koophandel	Formele erkenning als ondernemer
Eigen tariefstelling	Freelancer bepaalt zelf uurtarief	Commerciële vrijheid

Let ook op dat de freelancer financieel onafhankelijk is. Dit betekent dat hij of zij niet voor meer dan 75% afhankelijk is van één opdrachtgever gedurende drie opeenvolgende jaren. Een specialist freelancer inhuren die dit percentage overschrijdt, vergroot het DBA-risico aanzienlijk.

Een echte ondernemer neemt risico’s, investeert in zijn bedrijf en heeft de vrijheid om zelf te bepalen hoe hij werkt. Deze kenmerken zijn je beste bescherming tegen DBA-problemen.n

Welke contractafspraken beschermen tegen DBA-risico’s?

Het contract dat je opstelt met een freelancer is je belangrijkste bescherming tegen DBA-risico’s. Door de juiste clausules op te nemen, maak je duidelijk dat er sprake is van een resultaatgerichte opdracht en niet van een arbeidsrelatie.

Belangrijke contractelementen

Focus op resultaat in plaats van tijd. Beschrijf precies welk eindresultaat je verwacht en geef de freelancer de vrijheid om te bepalen hoe dit resultaat wordt behaald. Vermijd afspraken over vaste werktijden, aanwezigheid op kantoor of het gebruik van bedrijfsmiddelen.

Maak duidelijk dat de samenwerking tijdelijk is. Geef een concrete einddatum op of koppel het einde aan het opleveren van het overeengekomen resultaat. Dit voorkomt dat de samenwerking als een doorlopende arbeidsrelatie wordt gezien.

Vermijd werknemerskenmerken in je contract. Denk aan vakantiegeld, ziektekostenvergoeding, opleidingsbudget of andere secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze horen niet thuis in een freelance-overeenkomst.

Professionele contracting services kunnen je helpen om deze afspraken correct op te stellen en te beheren. Zo voorkom je dat belangrijke details over het hoofd worden gezien.

Waarom een DBA-scan uitvoeren voor inhuur?

Een DBA-scan is een systematische beoordeling van de freelance samenwerking voordat je deze aangaat. Door van tevoren de risico’s in kaart te brengen, voorkom je problemen achteraf.

Het scanproces bestaat uit het stellen van gerichte vragen over de werkwijze, de mate van zelfstandigheid en de ondernemerskenmerken van de freelancer. Je documenteert de antwoorden zodat je later kunt aantonen dat je zorgvuldig hebt gehandeld.

Wanneer en hoe een DBA-scan toepassen

Voer altijd een DBA-scan uit voordat je een nieuwe freelancer inhuurt, vooral bij langdurige opdrachten of wanneer de freelancer intensief met je team gaat samenwerken. Ook bij het verlengen van bestaande opdrachten is het verstandig om opnieuw te scannen.

Stel vragen over hoe de freelancer zijn werk organiseert, welke andere klanten hij heeft en hoe hij zijn tarieven bepaalt. Vraag naar bewijs van ondernemerschap zoals een KvK-uittreksel, verzekeringen en referenties van andere opdrachtgevers.

De voordelen van voorafgaande risicobeoordeling zijn duidelijk: je voorkomt kostbare juridische problemen en kunt met een gerust hart samenwerken. Bovendien toont het aan dat je als professionele organisatie opereert.

Hoe organiseer je compliant freelance samenwerking?

Het opzetten van een veilige freelance relatie begint met heldere afspraken over werkprocessen en communicatie. Behandel de freelancer als een externe partner, niet als een teamlid dat je kunt aansturen.

Geef de freelancer de vrijheid om zelf te bepalen wanneer en waar hij werkt. Focus je communicatie op resultaten en deadlines, niet op dagelijkse activiteiten. Vermijd hiërarchische verhoudingen door de freelancer niet onder te brengen in je organisatiestructuur.

Praktische stappen voor veilige samenwerking

Stel duidelijke rapportagemomenten in waarbij de freelancer de voortgang deelt. Dit kan maandelijks of per projectfase, afhankelijk van de aard van de opdracht. Zorg dat deze rapportages gaan over resultaten, niet over gewerkte uren.

Documenteer alle belangrijke beslissingen en wijzigingen in de opdracht. Dit helpt je om later aan te tonen dat er sprake was van een zakelijke relatie tussen twee ondernemers.

Wanneer je een specialist freelancer inhuren wilt voor complexe projecten, overweeg dan om gebruik te maken van een gespecialiseerd platform dat DBA-compliant contractbeheer aanbiedt. Dit geeft je extra zekerheid dat alle juridische aspecten correct zijn geregeld.

Door deze stappen te volgen, kun je met vertrouwen freelancers inhuren zonder je zorgen te maken over DBA-risico’s. Het vraagt wat voorbereiding, maar de investering in tijd en aandacht voorkomt veel grotere problemen later. Zo kun je optimaal profiteren van de flexibiliteit en expertise die freelancers bieden, terwijl je volledig compliant blijft met de wetgeving. Voor meer informatie over veilige freelance samenwerking kun je terecht bij Jellow.