Een freelancecontract is een schriftelijke overeenkomst tussen een opdrachtgever en een freelancer waarin alle afspraken over de opdracht worden vastgelegd. Het belangrijkste verschil met een arbeidscontract is dat je als freelancer zelfstandig werkt zonder gezagsverhouding. Een goed opgesteld contract beschermt beide partijen, voorkomt misverstanden en zorgt voor duidelijkheid over rechten en plichten. Bovendien is het nodig voor de Belastingdienst om aan te tonen dat er geen sprake is van schijnzelfstandigheid.
Wat is een freelancecontract precies?
Een freelancecontract, ook wel opdrachtovereenkomst genoemd, is een juridisch bindende afspraak tussen jou als opdrachtgever en een freelancer. Anders dan bij een arbeidscontract werk je niet samen op basis van een dienstverband, maar als twee zelfstandige partijen die tijdelijk samenwerken aan een project of opdracht.
Het verschil zit hem vooral in de vrijheid en zelfstandigheid. Een freelancer bepaalt zelf hoe, wanneer en waar het werk wordt uitgevoerd. Als opdrachtgever geef je wel aan wat je verwacht als resultaat, maar je hebt geen zeggenschap over de manier waarop de freelancer dat bereikt. Dit onderscheid is belangrijk voor de Belastingdienst bij het beoordelen of er sprake is van echte zelfstandigheid.
De juridische basis van een freelancecontract ligt in het Burgerlijk Wetboek, specifiek in de bepalingen over opdracht (Boek 7, titel 7). Het contract dient als bewijs van de gemaakte afspraken en helpt discussies achteraf te voorkomen. Voor jou als opdrachtgever biedt het zekerheid over wat je krijgt en wat het kost. Voor de freelancer geeft het duidelijkheid over de verwachtingen en garantie op betaling.
Welke basisgegevens horen in elk freelancecontract?
De basis van elk freelancecontract begint met de juiste identificatie van beide partijen. Dit betekent dat je de volledige NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) van zowel jouw bedrijf als de freelancer opneemt. Vergeet niet om ook de rechtsvorm te vermelden, bijvoorbeeld BV, eenmanszaak of VOF.
Naast de NAW-gegevens zijn de KvK-nummers van beide partijen onmisbaar. Dit nummer bewijst dat de freelancer daadwerkelijk als ondernemer staat ingeschreven. Voor de fiscale afhandeling heb je ook het btw-nummer nodig, zeker als je te maken hebt met btw-verlegd facturen. Zorg dat je deze nummers controleert via de KvK-website om zeker te zijn dat ze kloppen.
Contactgegevens zoals e-mailadressen en telefoonnummers lijken misschien overbodig, maar zijn praktisch gezien heel belangrijk. Bij vragen over facturen, wijzigingen in de opdracht of andere zaken wil je snel contact kunnen leggen. Door deze gegevens in het contract op te nemen, voorkom je misverstanden over wie je moet bereiken en hoe.
Deze basisinformatie is juridisch relevant omdat het duidelijk maakt wie de contractpartijen zijn. Bij eventuele geschillen of vragen van de Belastingdienst kun je direct aantonen met wie je zaken doet. Het helpt ook bij het vaststellen van de bevoegdheid: heeft degene die het contract ondertekent wel de macht om namens het bedrijf te handelen?
Hoe beschrijf je de opdracht en deliverables?
Een heldere omschrijving van de opdracht voorkomt discussies achteraf. Begin met een concrete projectomschrijving waarin je aangeeft wat het doel is van de opdracht. Beschrijf niet alleen wat je wilt bereiken, maar ook waarom. Dit helpt de freelancer om mee te denken en de juiste keuzes te maken tijdens de uitvoering.
Bij het formuleren van de werkzaamheden is specificiteit belangrijk. In plaats van “marketingactiviteiten uitvoeren” schrijf je beter “opstellen van 4 blogartikelen per maand van minimaal 800 woorden over HR-tech onderwerpen, inclusief zoekwoordenonderzoek en metabeschrijvingen”. Maak een lijst van concrete taken die de freelancer gaat uitvoeren.
De verwachte resultaten en opleverdata verdienen aparte aandacht. Werk met mijlpalen als de opdracht langer duurt of uit verschillende fases bestaat. Bijvoorbeeld:
- Week 1-2: Onderzoek en strategievoorstel
- Week 3-4: Eerste concepten van deliverables
- Week 5: Definitieve oplevering na feedback
Net zo belangrijk is wat niet tot de opdracht behoort. Als een freelance developer een website bouwt, maar geen hosting regelt, vermeld dat dan expliciet. Of als een tekstschrijver content levert maar geen beeldmateriaal zoekt. Door deze grenzen duidelijk aan te geven, voorkom je scope creep en onduidelijke verwachtingen.
Wat zijn de belangrijkste financiële afspraken?
De financiële afspraken vormen het hart van je freelancecontract. Je hebt de keuze tussen een uurtarief of een vaste prijs voor het hele project. Bij een uurtarief spreek je af hoeveel de freelancer per uur verdient en vaak ook een maximum aantal uren. Dit werkt goed bij opdrachten waarvan de omvang vooraf lastig in te schatten is. Een vaste prijs biedt meer zekerheid over de kosten, maar vereist wel een heel duidelijke omschrijving van de opdracht.
Facturatievoorwaarden bepalen wanneer en hoe de freelancer facturen stuurt. Veel freelancers factureren maandelijks achteraf, maar bij grote projecten kun je ook afspreken om in termijnen te betalen. Bijvoorbeeld 30% bij start, 40% halverwege en 30% bij oplevering. Vermeld ook praktische zaken zoals naar welk e-mailadres facturen gestuurd moeten worden.
De betalingstermijn is wettelijk maximaal 30 dagen, maar je kunt ook een kortere termijn afspreken. Denk ook na over wat er gebeurt bij te late betaling. De wettelijke handelsrente geldt automatisch, maar je kunt dit expliciet benoemen om misverstanden te voorkomen.
Voor de btw-afhandeling heb je verschillende opties:
- Standaard 21% btw die de freelancer in rekening brengt
- Btw-verlegd bij zakelijke diensten tussen ondernemers
- 0% btw bij internationale opdrachten binnen de EU
Onkostenvergoedingen verdienen aparte afspraken. Worden reiskosten vergoed? Tegen welk tarief? Moet de freelancer eerst toestemming vragen voor uitgaven boven een bepaald bedrag? Door dit vooraf te regelen, voorkom je verrassingen op de factuur.
Hoe regel je intellectueel eigendom en geheimhouding?
Bij creatieve of innovatieve opdrachten is de vraag wie eigenaar wordt van het resultaat belangrijk. Standaard blijft het auteursrecht bij de maker, dus de freelancer. Als opdrachtgever wil je vaak dat de rechten naar jou overgaan. Dit regel je door een overdracht van intellectueel eigendom op te nemen in het contract.
Gebruiksrechten zijn een alternatief voor volledige overdracht. Hierbij blijft de freelancer eigenaar, maar krijg jij het recht om het werk te gebruiken. Je kunt dit beperken tot bepaalde doeleinden, media of geografische gebieden. Een fotograaf kan bijvoorbeeld toestemming geven voor gebruik op je website, maar niet voor billboards.
Geheimhoudingsclausules beschermen vertrouwelijke informatie die de freelancer tijdens de opdracht tegenkomt. Denk aan klantgegevens, businessplannen of technische specificaties. Een goede geheimhoudingsclausule beschrijft wat als vertrouwelijk geldt en hoe lang de geheimhouding duurt, vaak tot enkele jaren na afloop van de opdracht.
Concurrentiebedingen zijn lastiger bij freelancers dan bij werknemers. Een volledig verbod om voor concurrenten te werken is meestal niet redelijk. Wel kun je afspreken dat de freelancer gedurende de opdracht niet tegelijkertijd voor directe concurrenten werkt, of dat hij geen klanten van jou benadert voor eigen opdrachten.
Welke bepalingen maken je contract DBA-proof?
De DBA-wetgeving is bedoeld om schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Als de Belastingdienst oordeelt dat een freelancer eigenlijk in loondienst werkt, kun je als opdrachtgever naheffingen en boetes krijgen. Een goed contract helpt om aan te tonen dat er echt sprake is van ondernemerschap.
Modelovereenkomsten die door de Belastingdienst zijn goedgekeurd bieden zekerheid. Je kunt een algemene modelovereenkomst gebruiken of een branchespecifieke variant. Het voordeel is dat je bij correct gebruik geen naheffing riskeert. Let wel op dat je de overeenkomst exact volgt en geen afwijkende werkafspraken maakt.
Vervangingsbevoegdheid is een belangrijk element voor de Belastingdienst. De freelancer moet het recht hebben om zich te laten vervangen door iemand anders met vergelijkbare kwalificaties. In de praktijk gebeurt dit zelden, maar de mogelijkheid moet er wel zijn. Neem dus een clausule op dat vervanging toegestaan is na overleg.
Andere aspecten die helpen om DBA-proof te werken:
- De freelancer werkt voor meerdere opdrachtgevers
- Geen vaste werktijden of verplichte aanwezigheid
- Freelancer gebruikt eigen materialen en middelen
- Resultaatverplichting in plaats van inspanningsverplichting
- Ondernemersrisico ligt bij de freelancer
Wat moet je weten over opzegging en aansprakelijkheid?
Opzegtermijnen geven beide partijen de tijd om de samenwerking netjes af te ronden. Voor kortlopende opdrachten is een week vaak voldoende, bij langdurige samenwerkingen kun je denken aan een maand. Maak onderscheid tussen reguliere beëindiging en opzegging wegens wanprestatie, waarbij kortere termijnen redelijk zijn.
Tussentijdse beëindiging moet mogelijk zijn, maar wel onder duidelijke voorwaarden. Wat gebeurt er met al uitgevoerd werk? Wordt dit naar rato betaald? En hoe zit het met al gemaakte kosten? Door dit vooraf te regelen, voorkom je discussies op het moment dat je uit elkaar gaat.
Aansprakelijkheidsbeperkingen beschermen beide partijen tegen onredelijk hoge claims. Vaak wordt aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag of tot directe schade. Indirecte schade zoals gederfde winst wordt meestal uitgesloten. Let op dat je niet alle aansprakelijkheid uitsluit, want dat kan de clausule ongeldig maken.
Verzekeringen spelen ook een rol bij aansprakelijkheid. Veel freelancers hebben een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Je kunt in het contract opnemen dat de freelancer adequaat verzekerd moet zijn. Voor risicovolle opdrachten kun je zelfs een minimale dekking eisen.
Belangrijkste aandachtspunten voor een goed freelancecontract
Een goed freelancecontract begint met duidelijkheid over de basis: wie zijn de partijen, wat is de opdracht, wat kost het en wanneer moet het af zijn. Maar daarnaast zijn er praktische punten die het verschil maken tussen een contract dat werkt en een dat problemen oplevert.
Gebruik deze checklist bij het opstellen of controleren van een contract:
- Zijn alle partijgegevens compleet en correct?
- Is de opdracht concreet en meetbaar omschreven?
- Staan alle financiële afspraken zwart op wit?
- Is duidelijk wie eigenaar wordt van het resultaat?
- Zijn er afspraken over geheimhouding?
- Voldoet het contract aan de DBA-wetgeving?
- Zijn opzegging en aansprakelijkheid geregeld?
Veelgemaakte valkuilen zijn te vage omschrijvingen (“diverse werkzaamheden”), onduidelijkheid over btv, geen afspraken over meerwerk, en het vergeten van praktische zaken zoals vakantieperiodes of communicatiemomenten. Ook het niet regelen van intellectueel eigendom leidt vaak tot problemen achteraf.
Een professioneel platform voor het vinden van freelancers kan helpen bij het contractbeheer. Jellow biedt bijvoorbeeld ondersteuning bij het opstellen van contracten en zorgt voor 100% DBA-proof oplossingen. Dit neemt veel administratieve rompslomp uit handen en geeft zekerheid dat je aan alle wettelijke eisen voldoet. Door gebruik te maken van beproefde formats en de expertise van specialisten, voorkom je kostbare fouten en kun je je focussen op de samenwerking zelf. Voor bedrijven die regelmatig met freelance professionals werken, is het verstandig om te investeren in een degelijk contractbeheer systeem dat voldoet aan alle juridische vereisten. Ook bij contracting constructies zijn deze principes van groot belang voor een succesvolle samenwerking. Wil je direct aan de slag met het vinden van de juiste freelancer? Dan kun je eenvoudig registreren op het platform en starten met het opzetten van je eerste project.
